Formateurs sous-traitants : devez-vous passer Qualiopi V9 ?

La sous-traitance dans la formation a explosé depuis la réforme de 2018, puis a été partiellement encadrée par les évolutions du CPF et par la version 9 du guide de lecture Qualiopi (janvier 2024). Beaucoup de formateurs indépendants se demandent s'ils doivent eux-mêmes obtenir la certification, et beaucoup de donneurs d'ordre sous-estiment leur responsabilité sur les sessions sous-traitées. Voici le cadre clair.

Le principe : la responsabilité reste au donneur d'ordre

L'indicateur 27 du Référentiel National Qualité (guide de lecture Qualiopi V9) établit le principe directeur : la qualité de la prestation reste sous la responsabilité du donneur d'ordre, c'est-à-dire de l'organisme qui contractualise avec le bénéficiaire ou le financeur.

Cela signifie en pratique que :

1. C'est le donneur d'ordre qui doit être certifié Qualiopi pour permettre la prise en charge de la formation
2. Le sous-traitant n'est pas obligatoirement Qualiopi, sauf cas spécifiques (CPF notamment)
3. Le donneur d'ordre est audité y compris sur les sessions qu'il sous-traite, et doit produire les preuves
4. Si un écart est constaté chez le sous-traitant, c'est le donneur d'ordre qui en répond

Cette logique est confirmée par les FAQ du ministère du Travail sur l'encadrement de la sous-traitance des organismes de formation.

Les cas où le sous-traitant doit aussi être Qualiopi

Depuis l'évolution réglementaire de 2024 sur le CPF, certaines configurations imposent que le sous-traitant lui-même détienne la certification :

• Sous-traitance d'actions financées par le CPF : depuis 2024, les sous-traitants intervenant sur des formations CPF doivent eux-mêmes être référencés et, dans certains cas, certifiés Qualiopi. La règle exacte dépend du type d'action et de l'enveloppe annuelle sous-traitée.
• Sous-traitance dépassant un seuil : en cas de sous-traitance significative (par exemple supérieure à 50 % du chiffre d'affaires formation), le ministère considère que la sous-traitance devient l'activité principale, et que la certification doit suivre cette réalité.

Pour les autres cas (formation continue financée par OPCO ou directement par l'entreprise), le sous-traitant n'a pas d'obligation propre à détenir Qualiopi. Mais il sera examiné dans l'audit de son donneur d'ordre.

Ce que l'auditeur regarde côté donneur d'ordre

Quand l'auditeur examine une session sous-traitée, il attend du donneur d'ordre :

• Le contrat de sous-traitance écrit, daté et signé avant la session
• La fiche de qualification du sous-traitant : justification du choix, CV, diplômes, expérience pertinente
• Les modalités de pilotage : comment le donneur d'ordre supervise la qualité (revue annuelle, point de coordination, indicateurs)
• Les preuves opérationnelles de la session : programme, convention, positionnement, émargement, évaluation, satisfaction (les mêmes que pour une session interne)
• Les modalités de remontée des écarts (incidents, réclamations, retours apprenants)

L'absence d'un de ces éléments tombe en non-conformité, parfois majeure selon l'indicateur impacté.

Le contrat de sous-traitance : les 6 clauses critiques

Un contrat de sous-traitance Qualiopi-compatible doit contenir :

1. L'objet précis de la mission : titre, bloc, volume horaire, dates, format, public
2. La qualification requise du sous-traitant et la justification (annexe matching CV/bloc)
3. Les modalités pédagogiques imposées et les supports utilisés
4. Les obligations documentaires du sous-traitant : émargements, évaluations, support pédagogique, bilans
5. Le régime de responsabilité : le donneur d'ordre reste responsable de la qualité finale envers le bénéficiaire
6. Les conditions de résiliation et le sort des données apprenants (RGPD)

Le format peut être proche du contrat d'intervenant vacataire détaillé dans notre article Contrat intervenant : 5 clauses que l'auditeur va chercher, avec une attention particulière à la clause de transmission des preuves.

Le piège du « formateur indépendant déguisé »

Quand un formateur indépendant intervient régulièrement pour un même donneur d'ordre, sans contrat de sous-traitance formel mais via des contrats de prestation court terme, deux risques se cumulent :

• Risque Qualiopi : la qualification du formateur n'est pas tracée par le donneur d'ordre dans le format attendu (matching bloc / CV), ce qui fragilise les indicateurs 21 et 22.
• Risque URSSAF : la requalification potentielle en salariat déguisé, avec rappel de cotisations sociales sur 3 à 5 ans.

Le bon réflexe : un contrat-cadre annuel avec le formateur, complété par des avenants par session, et une fiche de qualification mise à jour chaque année scolaire.

L'audit du sous-traitant en miroir

L'auditeur peut demander à rencontrer le sous-traitant ou à examiner ses propres pièces, même si le sous-traitant n'est pas l'audité direct. Concrètement, cela signifie :

• Possible interview téléphonique du sous-traitant pendant l'audit
• Demande de pièces du sous-traitant (CV récent, preuves de veille, modalités d'évaluation)
• Vérification de la cohérence entre ce que le donneur d'ordre déclare et ce que le sous-traitant pratique

Si le sous-traitant ne joue pas le jeu (refus de transmettre, indisponible), l'auditeur conclut que le donneur d'ordre n'a pas la maîtrise effective de la prestation, et la non-conformité tombe.

Le cas particulier des plateformes d'intermédiation

Les plateformes (Maformation, Walter Learning, Edflex...) qui mettent en relation organismes de formation et formateurs indépendants ont un statut hybride. Pour le donneur d'ordre :

• Il faut traiter le formateur de la plateforme comme un sous-traitant classique, avec contrat, qualification et preuves
• Les conditions générales de la plateforme ne dispensent pas du contrat bilatéral
• L'évaluation qualitative du formateur (notes, retours plateforme) ne remplace pas la justification Qualiopi (matching bloc/CV)

Le commerce facilité par la plateforme ne dispense pas de la rigueur documentaire.

L'évaluation du sous-traitant : indicateur 28

L'indicateur 28 du RNQ exige que vous évaluiez vos sous-traitants au moins une fois par an. La preuve attendue : un compte-rendu de revue annuelle qui passe en revue :

• Le respect des engagements contractuels
• Les retours qualitatifs des apprenants sur les sessions concernées
• Les éventuels incidents ou réclamations
• La décision de poursuite, d'arrêt ou de plan d'amélioration

Sans cette revue annuelle documentée, l'indicateur 28 tombe.

La checklist du donneur d'ordre vis-à-vis de ses sous-traitants

• [ ] Un contrat écrit pour chaque sous-traitant en activité
• [ ] Une fiche de qualification à jour pour chaque sous-traitant
• [ ] Un dossier complet par session sous-traitée (les 7 preuves)
• [ ] Une revue annuelle des sous-traitants documentée
• [ ] Une procédure de remontée des incidents intégrée dans les contrats
• [ ] Une vérification du statut Qualiopi du sous-traitant si CPF concerné

Comment Livia gère la sous-traitance

Livia indexe vos contrats de sous-traitance et les fiches de qualification de vos sous-traitants, et vérifie pour chaque session sous-traitée que la chaîne documentaire est complète, exactement comme pour les sessions internes. Les revues annuelles sont déclenchées automatiquement par alerte calendaire.

Pour la solution complète, voir Conformité Qualiopi. Et pour comprendre les obligations spécifiques de l'indicateur 27, lisez notre article BPF et Qualiopi : l'erreur qui peut doubler la durée de votre prochain audit.