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Contexte pour les organismes de formation
Le non-dépôt du BPF dans les délais peut entraîner la caducité de la déclaration d'activité. Beaucoup d'organismes oublient cette obligation. Vous transmettez le BPF en ligne, sur le portail Mon Activité Formation.
Pourquoi c'est décisif lors de l'audit Qualiopi
Le BPF relève du Code du travail et pèse pourtant sur l'audit Qualiopi. Il couvre l'année civile précédente, se transmet avant le 30 avril, exclusivement en ligne, et répartit l'activité par catégorie d'action : formation continue, apprentissage, bilan de compétences, validation des acquis de l'expérience. La certification suppose un organisme déclaré, et la déclaration d'activité devient caduque quand le BPF n'est pas transmis. Le chiffre d'affaires de formation déclaré sert aussi à fixer la durée de l'audit : une erreur de saisie peut donc allonger l'audit et multiplier les sessions examinées. L'auditeur peut enfin comparer les chiffres du BPF à vos preuves opérationnelles : nombre de stagiaires et émargements, heures déclarées et plannings, chiffre d'affaires et factures. Un écart sans explication ouvre une série de questions sur le reste du dossier.
Quelles preuves l'auditeur attend
- Le récépissé de transmission du BPF de l'année précédente
- La déclaration transmise sur Mon Activité Formation, conservée en PDF
- Une note qui rapproche les chiffres du BPF de l'activité réelle : stagiaires, heures, chiffre d'affaires
- Le calendrier interne des échéances réglementaires, partagé entre direction, comptabilité et qualité
- Le numéro de déclaration d'activité en cours de validité
- Les conventions, émargements et factures qui justifient chaque chiffre déclaré
Erreurs fréquentes
- Déclarer le chiffre d'affaires total de l'organisme à la place du seul chiffre d'affaires de formation
- Saisir l'activité en bloc sans la répartir par catégorie d'action
- Oublier les stagiaires accueillis pour le compte d'un organisme donneur d'ordre
- Transmettre après le 30 avril, ou le dernier jour sans marge pour corriger une erreur de saisie
- Laisser un écart entre stagiaires déclarés et émargements sans note d'explication
- Confier l'échéance à une seule personne, sans relais en cas d'absence
Ce que Livia automatise
La saisie du BPF sur Mon Activité Formation reste entre vos mains. Dans le chat, vous pouvez demander à Livia de programmer une routine de rappel avant le 30 avril, de retrouver dans votre cloud les conventions, émargements et factures utiles au calcul, ou de tenir à jour un fichier de suivi des effectifs. Elle range ensuite le récépissé dans le bon dossier, après votre validation. Chaque fichier qu'elle met à jour reste dans votre Google Workspace ou votre Microsoft 365.