Solution · Préparer un audit
Allure · Nice
Comment l'école supérieure d'immobilier niçoise Allure a préparé son audit de renouvellement Qualiopi sans équipe qualité dédiée.
Interview à paraître, la fiche ci-dessous résume les éléments connus à date.
Avant Livia
L'audit de surveillance précédent avait conclu par trois remarques, deux sur les dossiers intervenants, une sur la traçabilité des évaluations. La direction savait que l'audit de renouvellement serait plus exigeant, mais sans ressource qualité dédiée, la préparation restait à la charge de la direction pédagogique, en plus du quotidien.
- Dossiers intervenants éparpillés entre Drive, emails et classeurs papier
- Pas de visibilité temps réel sur la complétude des 32 indicateurs
- Relances intervenants faites à la main, souvent tardivement
- Peur du « trou » qu'on ne détecte qu'en préparation d'audit
Le déclencheur
À 9 mois de l'audit de renouvellement, la directrice pédagogique a voulu un état des lieux honnête. Pas un auto-diagnostic déclaratif : un scan de ce qui existait vraiment dans le Drive. Le rapport Livia initial a révélé 12 intervenants sans CV à jour et 4 supports pédagogiques manquants pour des sessions déjà passées.
Le déploiement Livia
Mise en place en 5 minutes, scan initial en 45 minutes, puis 3 semaines pour traiter les alertes critiques avec le soutien de Livia sur les relances. À partir du 4ᵉ mois, la préparation audit est passée en mode continu, chaque semaine, Livia signalait 1 ou 2 points d'attention avant qu'ils deviennent bloquants.
Fonctionnalités activées
Ce qui a changé
L'audit de renouvellement s'est soldé par zéro non-conformité majeure et une remarque mineure sur un point de communication externe. Surtout, la directrice pédagogique a récupéré environ 6 heures par semaine, le temps de relance et de reporting qui passait auparavant par son agenda.
Résultat audit
3 remarques0 NC majeureTemps qualité direction péda
~8h/semaine~2h/semaineDossiers intervenants
12 CV obsolètes0 à jour de l'audit
« Ce qui m'a convaincue, c'est qu'on voyait les écarts avant d'en souffrir. Pas après l'audit, pas même pendant. Au fil de l'eau. »
« J'avais peur que ce soit un outil de plus à gérer. En fait, c'est l'outil qui gère les autres outils. »
Ce qu'il faut retenir
- 01Lancer le diagnostic à 9 mois de l'audit, pas 3. Cela donne le temps de traiter les écarts sans stress.
- 02Ne pas essayer de tout centraliser dans Livia. Livia surveille et propose, les documents restent dans le Drive habituel.
- 03Les relances automatiques gagnent du temps si on a validé une fois le ton. Après, c'est 90 % auto, 10 % supervision.
Votre histoire pourrait être la prochaine.
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