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Contexte pour les organismes de formation
L'audit de surveillance porte sur un échantillon d'indicateurs, mais l'auditeur peut examiner tout indicateur s'il constate un risque. Une non-conformité majeure peut entraîner la suspension de la certification. Beaucoup d'organismes de formation le préparent dans l'urgence, et c'est l'un des cas d'usage principaux de Livia.
Pourquoi c'est décisif lors de l'audit Qualiopi
L'audit de surveillance a lieu au milieu du cycle de certification. L'auditeur vérifie que vos procédures ont produit des preuves régulières depuis le dernier audit : questionnaires envoyés et analysés, réclamations enregistrées, intervenants recrutés avec un dossier complet, actions d'amélioration suivies. Il travaille sur un échantillon, qu'il peut élargir dès qu'il détecte un risque. Une trace reconstituée juste avant l'audit se repère vite, car ses dates ne suivent pas le rythme de l'activité. Une non-conformité majeure non levée dans le délai de trois mois peut entraîner la suspension ou le retrait du certificat. Depuis l'arrêté du 28 octobre 2026, l'audit de surveillance se fait à distance par défaut et sur site pour un organisme qui forme des apprentis. Il porte au minimum sur les indicateurs en non-conformité à l'audit initial, sur ceux qui ne peuvent donner lieu qu'à une non-conformité majeure, et sur les indicateurs 1, 17 et 19, le 9 pour les formations à distance et le 3 quand il vous concerne. Pour une école qui forme des apprentis, un audit conduit à partir du 1er novembre 2026 porte sur le référentiel à 33 indicateurs.
Quelles preuves l'auditeur attend
- Le rapport du dernier audit et la preuve de levée de chaque non-conformité
- Les questionnaires de satisfaction de la période, leurs synthèses et le taux de réponse
- Le registre des réclamations avec les réponses envoyées
- Le dossier complet des intervenants arrivés depuis le dernier audit
- Le registre des actions d'amélioration avec responsable, échéance et statut
- La veille réglementaire datée, avec les actions qu'elle a déclenchées
Erreurs fréquentes
- Laisser une non-conformité mineure ouverte jusqu'à la surveillance
- Recruter un formateur sans verser son CV ni sa correspondance avec le bloc enseigné
- Traiter des réclamations à l'oral sans les inscrire au registre
- Des enquêtes de satisfaction trop rares, ou au taux de réponse trop faible pour être exploitées
- Des preuves qui s'arrêtent pendant plusieurs mois, signe d'un dispositif qui s'est essoufflé
- Réécrire des procédures juste avant la surveillance, quand l'auditeur cherche surtout leurs effets sur la période
Ce que Livia automatise
Livia prépare la surveillance tout au long du cycle. Elle relit vos preuves au moins une fois par semaine et signale un indicateur dès qu'il manque de matière. Quand un nouvel intervenant arrive, elle vérifie que son dossier est complet avant que l'auditeur ne puisse le tirer au sort. Avant l'échéance, vous pouvez lui demander dans le chat un état des lieux des preuves, la liste des manques par indicateur ou une synthèse organisée par critère. Les documents restent dans votre Google Workspace ou votre Microsoft 365, et tout document qu'elle produit attend votre validation avant d'être enregistré.