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Contexte pour les organismes de formation
Une non-conformité mineure doit être corrigée avant l'audit de surveillance suivant. Une non-conformité majeure nécessite des preuves de correction dans un délai de 3 mois, sous peine de suspension de la certification. L'indicateur 21 (compétences des intervenants) est le plus fréquemment cité en non-conformité.
Pourquoi c'est décisif lors de l'audit Qualiopi
Le classement de chaque écart décide de la suite. Une non-conformité mineure correspond à une prise en compte partielle d'un indicateur qui ne compromet pas la qualité de la prestation. Une non-conformité majeure correspond à un indicateur non pris en compte, ou pris en compte partiellement au point de compromettre la qualité. Pour une majeure, l'organisme dispose de trois mois pour mettre en œuvre ses corrections ; sans correction, la certification est refusée, suspendue ou retirée. Une mineure non levée à l'audit suivant est requalifiée en majeure, et cinq mineures non levées à la prise de décision constituent une majeure. L'absence de preuve le jour de l'audit donne lieu à une non-conformité. La réunion de clôture reste le moment où vous pouvez présenter une pièce oubliée et discuter du classement d'un écart avec l'auditeur. Les points de vigilance et les pistes d'amélioration notés au rapport forment une autre catégorie : ils demandent une prise en compte au cycle suivant, sans plan d'action formel.
Quelles preuves l'auditeur attend
- Le plan d'action transmis au certificateur, écart par écart
- Pour chaque écart : le constat de l'auditeur, la cause racine, l'action corrective, le pilote et l'échéance
- La preuve de mise en œuvre : document corrigé, procédure mise à jour, formation interne réalisée
- Une note de synthèse datée et signée par la direction
- La liste des pièces transmises au certificateur pour démontrer la levée, avec leur date d'envoi
- L'inscription de chaque action au registre d'amélioration continue (indicateur 32)
Erreurs fréquentes
- Corriger le cas relevé sans traiter sa cause : l'auditeur attend une action corrective en plus de l'action curative
- Un plan d'action sans cause racine ni preuve de clôture
- Laisser filer les premières semaines du délai de trois mois avant de mobiliser l'équipe
- Traiter un point de vigilance comme une non-conformité et alourdir inutilement la réponse
- Oublier une mineure jusqu'à l'audit suivant
Ce que Livia automatise
Livia repère les écarts avant l'auditeur : ses audits donnent un statut à chaque indicateur et décrivent le manque constaté. Après l'audit, elle vous aide à bâtir le plan d'action indicateur par indicateur. Elle tient le registre d'amélioration continue dans votre cloud : actions correctives, responsables, échéances et relances sur les actions encore ouvertes. Pour chaque action, elle vous rappelle l'échéance et la pièce attendue. Chaque document qu'elle rédige ou modifie attend votre validation.