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Contexte pour les organismes de formation
Depuis le 1er janvier 2022, la certification Qualiopi est obligatoire pour tout prestataire souhaitant bénéficier de fonds publics ou mutualisés (CPF, apprentissage, contrats de professionnalisation, financements OPCO). Elle repose sur le Référentiel National Qualité (RNQ) composé de 7 critères et 33 indicateurs.
Pourquoi c'est décisif lors de l'audit Qualiopi
Sans certificat valide, l'organisme perd l'accès aux fonds publics et mutualisés : CPF, financements des OPCO, apprentissage. L'audit touche donc directement la trésorerie de l'organisme. Le certificat vaut trois ans : un audit initial, un audit de surveillance entre le 14e et le 22e mois, puis un audit de renouvellement. L'auditeur vérifie chaque indicateur applicable sur pièces, à partir d'un échantillon de sessions, d'apprenants et d'intervenants. Le décret n° 2026-728 porte le référentiel à 33 indicateurs pour les audits conduits à partir du 1er novembre 2026, et le 33e vise uniquement les prestataires qui forment des apprentis. Une non-conformité majeure non levée dans les délais peut entraîner la suspension ou le retrait du certificat.
Quelles preuves l'auditeur attend
- Le certificat en cours de validité et le rapport du dernier audit
- Les plans d'action qui ont levé les non-conformités précédentes
- Un dossier de preuves daté, classé par critère et par indicateur
- Le numéro de déclaration d'activité et le dernier bilan pédagogique et financier transmis
- Les questionnaires de satisfaction, le registre des réclamations et le registre d'amélioration continue
- Le dossier de chaque intervenant : CV, fiche de mission, correspondance avec les blocs de compétences enseignés
Erreurs fréquentes
- Rassembler les preuves dans les trois semaines qui précèdent l'audit, alors que la surveillance attend une trace continue sur toute la période
- Des procédures écrites sans aucune trace datée de leur mise en œuvre
- Un dossier incomplet pour un seul intervenant tiré au sort (indicateur 21)
- Des questionnaires de satisfaction envoyés aux seuls apprenants, sans les entreprises ni les financeurs (indicateur 30)
- Une non-conformité mineure laissée ouverte jusqu'à l'audit suivant, où elle peut devenir majeure
Ce que Livia automatise
Livia audite les indicateurs applicables à votre établissement à chaque ouverture du tableau de bord Qualiopi, et au moins une fois par semaine. Elle lit pour cela les documents de votre Google Workspace ou de votre Microsoft 365 et les données de vos logiciels connectés. Le tableau de bord affiche l'état de chaque critère et le manque précis de chaque indicateur. Vous pouvez aussi lancer un audit complet à tout moment. Chaque semaine, Livia repère les nouvelles preuves arrivées dans vos emails et votre cloud, puis vous propose de les classer. Tout se pilote dans le chat de l'application, et aucun email ni document ne part sans votre validation.