Mis à jour le
Contexte pour les organismes de formation
Les OPCO financent les contrats d'apprentissage et de professionnalisation. Pour bénéficier de ces financements, les organismes de formation doivent être certifiés Qualiopi. Les OPCO publient aussi des études de branche qui alimentent la veille sur les besoins en compétences.
Pourquoi c'est décisif lors de l'audit Qualiopi
L'OPCO intervient à plusieurs endroits de l'audit Qualiopi. Il finance une partie des parcours, notamment les contrats d'apprentissage et de professionnalisation, et figure à ce titre parmi les parties prenantes dont l'indicateur 30 demande de recueillir les appréciations. Ses publications alimentent la veille légale et réglementaire (indicateur 23) et la veille sur les compétences et les métiers de la branche (indicateur 24). Quand une partie de la formation est sous-traitée, le financeur doit en être informé (indicateur 27). L'OPCO peut aussi relayer le besoin de l'entreprise au moment de l'analyse du besoin (indicateur 4), et les plannings d'alternance transmis aux entreprises servent de preuve pour le suivi de l'alternance (indicateur 13). Une école doit donc garder la certification qui conditionne ces financements et montrer, pièces datées à l'appui, que ses échanges avec l'OPCO font évoluer ses formations.
Quelles preuves l'auditeur attend
- Les questionnaires envoyés aux financeurs et la synthèse de leurs réponses (indicateur 30)
- Le tableau de veille qui cite les publications de vos OPCO, avec les actions décidées (indicateurs 23 et 24)
- Les conventions ou contrats qui mentionnent le recours à la sous-traitance (indicateur 27)
- Les échanges avec l'entreprise ou l'OPCO sur le besoin de l'apprenant, rattachés à son dossier (indicateur 4)
- Les plannings d'alternance communiqués aux entreprises (indicateur 13)
Erreurs fréquentes
- Interroger les seuls apprenants et oublier les financeurs dans le recueil des appréciations
- Lire les newsletters de l'OPCO sans tracer ce qu'elles ont changé dans vos pratiques
- Sous-traiter une partie de la formation sans en informer le financeur
- Des dossiers d'alternants sans trace de l'analyse du besoin de l'entreprise
- Envoyer le même questionnaire à toutes les parties prenantes, quand l'auditeur attend un questionnaire adapté à chacune
Ce que Livia automatise
Livia vérifie que vos enquêtes de satisfaction couvrent aussi les financeurs, et que votre veille réglementaire et métiers est datée et suivie d'actions. Après votre validation, elle relance les questionnaires restés sans réponse. Elle contrôle les contrats de sous-traitance et les attestations qui les accompagnent. Pour l'alternance, elle prépare le calendrier annuel à transmettre à l'entreprise et à l'OPCO, et vous le validez avant tout envoi.
Indicateurs RNQ liés
- Indicateur 4 · Analyse du besoin du bénéficiaire
- Indicateur 13 · Coordination des apprentissages en situation de travail (alternance)
- Indicateur 23 · Veille légale et réglementaire
- Indicateur 24 · Veille sur les compétences et métiers
- Indicateur 27 · Conditions de sous-traitance et de portage salarial
- Indicateur 30 · Recueil des appréciations des parties prenantes (satisfaction)